Wenn ein Mieter seinen Wohnungsmietvertrag kündigt, steht der Vermieter vor der Aufgabe, die Kündigung ordnungsgemäß zu bestätigen und den weiteren Verlauf des Mietverhältnisses rechtssicher zu gestalten. Dabei stellen sich häufig Fragen wie: Bin ich als Vermieter überhaupt verpflichtet, eine schriftliche Kündigungsbestätigung auszustellen? Was muss ich dabei beachten? Zu welchem Datum muss ich die Kündigung bestätigen? Dieser Artikel beantwortet diese und weitere wichtige Fragen rund um das Thema Kündigungsbestätigung für Vermieter. Um Ihnen den Prozess der Kündigungsbestätigung zu erleichtern, finden Sie eine kostenlose Vorlage im PDF-Format am Ende des Artikels.
Grundsätzlich besteht für Vermieter keine gesetzliche Pflicht, eine schriftliche Kündigungsbestätigung zu erstellen. Der Mieter ist jedoch berechtigt, einen Nachweis über den Eingang seiner Kündigung zu verlangen. Eine schriftliche Kündigungsbestätigung bietet sowohl dem Vermieter als auch dem Mieter Klarheit und Sicherheit über den Stand der Dinge. Sie kann im Streitfall als Beweismittel dienen, dass die Kündigung des Mietvertrags fristgerecht eingegangen und anerkannt wurde. Daher ist es ratsam, dem Mieter zeitnah eine schriftliche Bestätigung auszustellen.
Wenn Ihr Mieter den Mietvertrag gekündigt hat, sollten Sie folgende Punkte beachten:
Prüfung der Kündigung: Überprüfen Sie die Kündigung zunächst auf ihre Form und Frist. Eine Kündigung muss schriftlich erfolgen und vom Mieter eigenhändig unterschrieben sein. Zudem ist die gesetzliche Kündigungsfrist von drei Monaten einzuhalten, sofern im Mietvertrag nichts anderes vereinbart wurde.
Kündigungsgrund: In der Regel bedarf es keiner Angabe von Gründen, wenn der Mieter kündigt. Anders verhält es sich, wenn der Mietvertrag eine Mindestlaufzeit enthält oder wenn es sich um einen Mietvertrag mit einer festen Laufzeit handelt. In solchen Fällen ist eine ordentliche Kündigung in der Regel ausgeschlossen, und der Mieter kann nur aus wichtigem Grund außerordentlich kündigen.
Bestätigung der Kündigung: Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, sollten Sie die Kündigung schriftlich bestätigen. In der Bestätigung sollten Sie den Erhalt der Kündigung, das Datum des Vertragsendes und gegebenenfalls Hinweise auf die Rückgabe der Wohnung und die Durchführung einer Übergabe erwähnen.
Rückgabe der Mietsache: Klären Sie mit Ihrem Mieter frühzeitig einen Termin für die Wohnungsübergabe. In der Regel erfolgt die Übergabe am letzten Tag des Mietverhältnisses. Fertigen Sie dabei ein Übergabeprotokoll an, das den Zustand der Wohnung dokumentiert. So können eventuelle Schäden, die über die normale Abnutzung hinausgehen, festgehalten und geregelt werden.
Die Kündigungsbestätigung sollte in engem zeitlichen Zusammenhang mit dem Erhalt der Kündigung des Mieters erfolgen. Hier sind mehrere Aspekte zu beachten:
Vertragliche Regelungen: Der Mietvertrag bildet die rechtliche Grundlage für das Mietverhältnis und enthält oft spezifische Regelungen zur Kündigung. Diese Regelungen gehen in vielen Fällen über das gesetzlich Vorgeschriebene hinaus, insbesondere in Bezug auf die Kündigungsfrist, die Form der Kündigung und eventuelle Mindestlaufzeiten. Als Vermieter sollten Sie daher zunächst die entsprechenden Klauseln im Mietvertrag prüfen, um festzustellen, ob besondere Anforderungen bestehen, die bei der Bestätigung berücksichtigt werden müssen.
Gesetzliche Kündigungsfristen: Nach den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere § 573c BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), beträgt die Kündigungsfrist für den Mieter in der Regel drei Monate. Diese Frist kann vertraglich nicht verlängert werden, kann jedoch bei einem befristeten Mietvertrag oder einem Kündigungsausschluss abweichen. Das Mietverhältnis endet mit Ablauf der Kündigungsfrist, es sei denn, es bestehen vertragliche Vereinbarungen, die ein anderes Enddatum vorsehen.
Wirksamkeit der Kündigung: Eine Kündigung wird in dem Moment wirksam, in dem sie dem Vermieter zugeht. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und eigenhändig vom Mieter unterschrieben sein (§ 568 BGB). Als Vermieter müssen Sie sicherstellen, dass die Kündigung diese formalen Anforderungen erfüllt, bevor Sie sie bestätigen.
Zeitpunkt der Bestätigung: Zwar besteht keine gesetzliche Frist für die Ausstellung einer Kündigungsbestätigung, dennoch sollten Sie die Bestätigung zeitnah, idealerweise innerhalb weniger Tage nach Erhalt der Kündigung, ausstellen. Dadurch wird das Risiko von Missverständnissen minimiert, und beide Parteien haben eine klare Orientierung über den weiteren Verlauf des Mietverhältnisses.
Bestätigung des Kündigungsdatums: In der Kündigungsbestätigung sollten Sie das genaue Datum angeben, zu dem das Mietverhältnis endet. Dieses Datum entspricht in der Regel dem letzten Tag des Monats, an dem die gesetzliche oder vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist endet. Beispielsweise endet das Mietverhältnis bei einer Kündigung, die am 15. März eingeht, am 30. Juni, wenn die gesetzliche dreimonatige Kündigungsfrist gilt.
Wichtige Hinweise in der Bestätigung: Zusätzlich zum Enddatum sollten Sie in der Kündigungsbestätigung auf wichtige Fristen und Pflichten des Mieters hinweisen, wie beispielsweise die Durchführung von Schönheitsreparaturen (sofern im Mietvertrag geregelt), die Rückgabe der Schlüssel, die Ablesung der Zählerstände und die Vereinbarung eines Termins für die Wohnungsübergabe.
Es ist sinnvoll, in der Kündigungsbestätigung einige zusätzliche Informationen aufzunehmen, die für einen reibungslosen Ablauf der Beendigung des Mietverhältnisses sorgen:
Hinweis auf Schönheitsreparaturen: Falls der Mietvertrag den Mieter zu Schönheitsreparaturen verpflichtet, sollten Sie ihn in der Bestätigung darauf hinweisen. Dies umfasst beispielsweise das Streichen der Wände oder die Reparatur von kleinen Schäden.
Ablesen der Zählerstände: Vereinbaren Sie mit dem Mieter, dass bei der Wohnungsübergabe die Zählerstände für Strom, Wasser und Gas gemeinsam abgelesen und protokolliert werden. Dies hilft, eine korrekte Endabrechnung für beide Seiten zu gewährleisten.
Rückgabe der Schlüssel: Der Mieter ist verpflichtet, alle ihm ausgehändigten Schlüssel bei der Wohnungsübergabe zurückzugeben. Auch dies sollte in der Bestätigung festgehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Rückzahlung der Kaution: Informieren Sie den Mieter darüber, dass die Rückzahlung der Kaution nach Abzug eventueller offener Forderungen innerhalb einer angemessenen Frist erfolgt. Diese beträgt in der Regel bis zu sechs Monate nach Ende des Mietverhältnisses.
Eine Kündigungsbestätigung für den Mietvertrag ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, jedoch sehr zu empfehlen. Sie schafft Klarheit über den Status der Kündigung und das Ende des Mietverhältnisses. Vermieter sollten sicherstellen, dass alle relevanten Informationen in der Bestätigung enthalten sind und dass sie zeitnah nach Erhalt der Kündigung erstellt wird. So wird der Auszug des Mieters rechtssicher und unkompliziert gestaltet. Als Hilfestellung bieten wir Ihnen eine praktische Vorlage mit Mustertext im PDF Format an.
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